Procedura de raportare a abaterilor etice

Procedura de raportare a abaterilor etice, a neregulilor sau a oricăror încălcări ale legii prin dispozitivele de
alerta profesionala
(avertizare de integritate)

 

 

Politica

În concordanță cu politicile ELECTRICA S.A. (“Societatea”) și Codul Etic, Comitetul de Audit se angajează să asigure că activitatea Societății se desfasoară cu onestitate și integritate.

Scopul avertizării de integritate este să protejeze compania în fața abaterilor etice, a fraudelor și a oricăror aspect de neconformitate care ar aduce prejudicii de imagine, comerciale sau ar atrage sancțiuni legale, reducând prestigiul și profitabilitatea Societății

Principalele obiective ale acestei proceduri sunt:

  • Sa incurajeze orice angajat, client, furnizor, contractant si sub-contractant al Societatii care are relatii cu privire la activitatea desfasurata de Societate sa raporteze orice actiune a unui angajat sau a unei alte persoane care actioneaza in numele Societatii ce ar incalca legea sau normele interne de etica si conduita in afaceri ale Societatii, cat mai rapid posibil, avand  increderea ca sesizarea va fi luata in serios, investigata corect si cu asigurarea confidentialitatii avertizorului;
  • Sa furnizeze avertizorului indrumare cu privire la modul in care sa isi expuna aceste sesizari/reclamatii;
  • Sa asigure avertizorul de lipsa oricaror represalii in cazul in care acesta a expus problemele cu buna-credinta;
  • Sa asigure respectarea drepturilor persoanelor ce fac obiectul sesizarilor.

 

Procedura de primire a sesizarilor

Orice angajat, client, furnizor, contractant si sub-contractant al Societatii care are legatura cu activitatea acesteia, poate depune in conditii care asigura pastrarea confidentialitatii identitatii sale, sesizari sau reclamatii privind orice actiune a unui angajat sau a unei alte persoane care actioneaza in numele Societatii care ar incalca  legea sau normele interne de etica si conduita in afaceri ale Societatii prin intermediul unui prestator de servicii dedicate, independent de Societate (“Prestatorul”), fara teama de concediere sau represalii de orice natura. Avertizorii pot inainta sesizarile/reclamatiile prin e-mail, posta ori linie telefonica, utilizand informatiile de mai jos. Sesizarile si reclamatiile vor fi marcate de catre avertizori cu mentiunea “Confidential”.

  • E-mail: alac.electrica@transparency.org.ro, adresă securizată pentru protectia avertizorului si a companiei;
  • Telefon: +40316606005;
  • Adresa: Bd. N. Bălcescu nr. 21, et. 2, sect. 1, București, cod 010044.

In atentia: Consilierului pentru politica de avertizare

Societatea atrage atentia asupra faptului ca sesizarea cu rea-credinta nu reprezintă avertizare de integritate. Prin sesizare cu rea-credinta se intelege acea sesizare cu privire la o fapta despre care avertizorul stie ca nu este reala. Simpla neconfirmare a unei sesizari nu echivaleaza cu considerarea ei ca fiind formulata cu rea-credinta.

 

Domeniul de aplicare a acestei Proceduri

Aceasta Procedura acopera toate sesizarile privind iregularitatile sau abaterile de la lege sau normele interne de etica si conduita in afaceri ale Societatii, inclusiv conduita generala, operationala sau financiara, precum:

  • infractiuni de coruptie, infractiuni asimilate infractiunilor de coruptie, infractiuni in legatura directa cu infractiunile de coruptie, infractiunile de fals si infractiunile de serviciu sau in legatura cu serviciul;
  • abateri în legatura cu contabilitatea, controlul financiar-contabil sau auditul intern;
  • incalcari ale procedurilor de achizitii;
  • practici sau tratamente preferenţiale ori discriminatorii în exercitarea atribuţiilor;
  • încălcarea prevederilor privind incompatibilităţile şi conflictele de  interese;
  • folosirea abuzivă a resurselor materiale sau umane ale societatii;
  • incalcarea prevederilor legale privind achizitiile publice si finantarile nerambursabile;
  • incompetenţa sau neglijenţa în serviciu;
  • evaluări neobiective ale personalului în procesul de recrutare, selectare, promovare, retrogradare şi eliberare din funcţie;
  • practici neconcurențiale;
  • încălcări ale procedurilor sau stabilirea unor proceduri interne cu nerespectarea legii;
  • emiterea de acte administrative sau de altă natură care servesc interese de grup sau clientelare contrare Electrica sau a a moralei publice;
  • incalcari care pun in pericol angajatii, relatia Societatii cu terte parti sau reputatia Societatii;
  • rice alta incalcare grava a legislatiei sau a normelor interne de etica si conduita in afaceri ale Societatii.

 

Procedura de tratare a sesizarilor

1. Primirea sesizarii Preluarea sesizarilor va fi facuta de Prestator, care ulterior anonimizarii reclamatiei, o va transmite Sefului Serviciului de Audit & Compliance. Seful Serviciului de Audit & Compliance va transmite sesizarea spre instrumentare compartimentelor de specialiatte ale Societatii, in functie de responsabilitatile acestora. Investigarea sesizarilor primite de la avertizorii de integritate este o atributie de serviciu a departamentelor specializate din Electrica si este tratata cu prioritate.Procedura de investigare a reclamatiilor se va derula in acord cu recomandarile europene formulate de Grupul de Lucru Art. 29. Pentru motive bine intemeiate, seful Serviciului de Audit & Compliance  poate decide o alta strategie adecvata pentru investigarea sesizarii primate de la avertizorul de integritate, inclusiv desemnarea altor persoane responsabile cu solutionarea reclamatiei sau contractarea unui expert independent.In masura in care sesizarea face referire la chestiuni semnificative pentru activitatea Societatii, se impune informarea imediata a Directorului General si a Presedintelui Comitetului de Audit. Seful Serviciului de Audit & Compliance va inainta de indata o copie a sesizarii catre acestia.În măsura în care fapta reclamată se referă la Directorul General sesizarea se va transmite de către prestator și Consiliului de Administrație în paralel cu transmiterea către Serviciul de Audit & Compliance. In cazul in care un membru al Consiliului de Administratie este subiectul sesizarii, Prestatorul va informa imediat Directorul General, Directorul General va informa imediat Presedintele Consiliului de Administratie sau Presedintele Comitetului de Audit. In urma investigatiei efectuate, structura desemnata responsabila cu investigarea sesizarii va emite un raport pe care il va comunica Directorului General si Serviciului de Audit & Compliance.Pe baza raportului emis, Directorul General sau alte persoane desemnate responsabile vor lua masurile care se impun, precum:

  • cercetare disciplinara/administrativa;
  • sesizarea organelor de cercetare penala;- reluarea unor proceduri;
  • propuneri de îmbunătățire a politicilor și regulamenteleor Societății pentru a preveni repetarea riscurilor și abaterilor;
  • introducerea rezoluției cazului în Raportul trimestrial catre Consiliul de Administrație privind avertizările de integritate.

In cazul in care Directorul General se afla in potential conflict de interese in raport cu obiectul sesizarii, Serviciului de Audit & Compliance Intern va comunica raportul de investigatie catre Comitetul de Audit.

Prezenta procedură se detalieză și completează cu termenii de referintă stabiliți de Consiliul de Administrație și Directorul General pentru prestator.

2. Confidentialitate Prestatorul independent de servicii se obliga sa pastreze confidentialitatea datelor avertizorului in masura in care nu este obligata prin lege sa procedeze diferit. Ca exceptie de la aceasta regula, la solicitarea expresa in acest sens din partea avertizorului, Prestatorul va dezvalui Sefului Serviciului de Audit & Compliance identitatea avertizorului. Cu toate acestea, este posibil sa fie necesara dezvaluirea identitatii avertizorului in cazul in care vor fi demarate proceduri judiciare ca urmare a investigatiei. Societatea spera ca garantiile oferite prin prezenta Procedura sunt suficiente pentru a determina orice potential avertizor sa fie de acord sa isi dezvaluie identitea. Cu toate aceste, in cazul in care o persoana doreste sa depuna o sesizare anonima, acest lucru este posibil.

3. Drepturile persoanei raportate Societatea se obliga sa aduca la cunostinta persoanei investigate existenta unei sesizari si obiectul acesteia, identitatea persoanelor care investigheaza sesizarea, precum si drepturile sale privind prelucrarea datelor cu caracter personal, in special dreptul de acces, de interventie asupra datelor si de opozitie si modalitatea in care aceste drepturi pot fi exercitate. Aceasta informare poate fi amanata in cazul in care ar exista riscul ca informarea persoanei raportate sa afecteze buna desfasurare a investigatiei.In plus, Societatea se obliga sa proceseze doar datele cu caracter personal care sunt exacte, adecvate, pertinente si neexcesive. Aceste date vor fi transformate in date anonime imediat ce sesizarea va fi respinsa, sau in termen de doua luni de la momentul finalizarii sesizarii in cazul in care aceasta se va dovedi fundamentata. Termenul de doua luni poate fi depasit in cazul in care vor fi demarate proceduri judiciare ca urmare a sesizarii.
4. Procedura de interzicere a represaliilor Directorul General, precum si toti factorii responsabili ai Societatii trebuie sa se asigure ca avertizorul, oricare angajat sau persoana fizica sau juridica care ofera informatii, sau care determina ca informatiile sa fie dezvaluite, sau care participa la investigarea sesizarilor, este protejat impotriva represaliilor prin:- Interzicerea cu strictete a represaliilor. Represaliile sunt de asemenea interzise si in situatia in care in urma investigatiilor se stabileste ca sesizarea nu se sustine, dar a fost facuta cu buna-credinta;- instruirea tuturor salariatilor, inclusiv a managementului superior cu privire la interzicerea represaliilor;- demararea unor actiuni disciplinare sau alte actiuni stabilite de lege sau de normele interne ale Societatii, asupra angajatilor care exercita represalii asupra avertizorului, ori asupra angajatului sau asupra altei persoane fizice sau juridice care ofera informatii sau care determina ca informatiile sa fie dezvaluite, ori care participa la investigatii. In acest sens, Societatea atrage atentia asupra faptului ca orice fel de represalii constituie abatere disciplinara grava care poate atrage concedierea.

Seful Serviciului de Audit & Compliance va pastra inregistrarile tuturor sesizarilor ce se afla sub incidenta prezentei Proceduri si va informa periodic Comitetul de Audit sau la cererea membrilor Comitetului de Audit cu privire la rezultatele investigatiilor si la masurile dispuse. Seful Serviciul de Audit & Compliance va elabora un raport trimestrial cu privire la sesizarile primite, care cuprinde, intre altele, date despre, obiectul sesizarilor, compartimentul Societatii desemnat responsabil cu investigatia, stadiul investigatiei, solutia si masurile adoptate, dupa caz.

 

Raportarea si arhivarea sesizarilor si a investigatiilor

Copii ale tuturor documentelor aferente sesizarilor si investigatiior, dupa ce vor fi transformate in date anonime datele cu caracter personal, vor fi arhivate conform procedurii interne de arhivare.

***

Prezenta Procedura a fost adoptată de Consiliul de Administrație la data de 30.01.2015 si va fi adusa la cunostinta tuturor angajatilor Societatii si a persoane care actioneaza in numele Societatii. Acestia au obligatia de a se conforma prevederilor acestei Proceduri. Societate va aduce la cunostinta aceasta procedura partenerilor sai de afaceri.

In cazul in care aveti orice neclaritatea sau intrebare in legatura cu prezenta Procedura va rugam sa contactati Serviciul de Audit & Compliance Intern.