Politica privind Donațiile

CUPRINS:

  1. Scop
  2. Aplicabilitate
  3. Descriere

3.1 Definiții

3.2 Domenii de intervenție

3.3 Criterii de eligibilitate

3.4 Donații ineligibile

3.5 Documentare eligibilitate

3.6 Încheierea contractelor de donație

3.7 Politici relevante și legislatie

3.8 Procese și proceduri

 

  1. SCOP

Această Politică definește abordarea companiei Electrica S.A. în ceea ce privește mecenatul și acordarea donațiilor și guvernează derularea procesului de acordare a finanțărilor.

Scopul Politicii privind donațiile îl constituie asigurarea implicării organizației în activități de responsabilitate socială, în condiții de integritate și toleranță zero față de corupție, fraudă și spălare de bani, cu protejarea companiei în fața oricăror aspecte care ar putea aduce prejudicii sau ar putea atrage sancțiuni legale, afectând prestigiul și rezultatele financiare ale Organizației, atât pe termen scurt, cât şi pe termen lung.

 

  1. APLICABILITATE

Aceasta politică este aplicabilă companiei Electrica S.A., filialelor acesteia și întregului Personal al acestora, în toate activitățile desfășurate pentru sau în numele Organizației în vederea acordării de donații sau derulării unor acțiuni de mecenat.

Nu vor fi implicate în procesul decizional persoanele care au un interes personal în orice organizație sau cauză.

 

  1. DESCRIERE

 

3.1 Definiții

Donație: este contractul prin care, cu intenția de a gratifica, o parte, numită donator, dispune în mod irevocabil de un bun material sau de disponibilități bănești în favoarea celeilalte parți, numită donatar. În conformitate cu prevederile legale, donațiile efectuate de Electrica pot fi afectate de sarcini, regulile privind revocarea donației pentru neexecutarea sarcinilor de către Beneficiar/Beneficiari fiind aplicabile. Electrica poate dispune în favoarea Beneficiarului, cu respectarea prevederilor legale privind valoarea maximă și obligația de remitere a bunului respectiv, de bunuri mobile sub forma darului manual.

Mecenat: reprezintă un act de liberalitate prin care o persoană fizică sau juridică, numita mecena, transferă, fară obligație de contrapartidă directă sau indirectă, dreptul sau de proprietate asupra unor bunuri materiale sau mijloace financiare către o persoană fizică, ca activitate filantropică cu caracter umanitar, în vederea desfașurării unor activități în unul dintre urmatoarele domenii: cultural, artistic, medico-sanitar sau științific – cercetare fundamentală și aplicată.

Burse: bursa privată reprezintă sprijinul pentru studii acordată, în baza unui contract, de către Electrica unui beneficiar care poate fi, după caz, elev, student, doctorand sau care urmează un program de pregatire postuniversitară într-o instituție de învătamânt superior acreditată, din țară sau din strainatate. Contractul prin care se acordă bursa privată cuprinde clauze privind cuantumul bursei private, modul în care beneficiarul trebuie să își îndeplinească obligațiile de studiu, precum și celelalte condiții în care se oferă bursa și se semnează de beneficiar sau, în functie de vârstă, de beneficiar, cu acordul reprezentantului sau legal, și de reprezentantul legal al companiei Electrica.

Distincții Onorifice: Acte asimilate mecenatului sau donației (inclusiv daruri manuale) care pot fi acordate cercetatorilor știițifici cu rezultate remarcabile, în vederea susținerii activității acestora și pentru a premia rezultatele excepționale.

Mecenatul, Donația, Bursele și Distincțiile Onorifice vor fi denumite, în continuare, în mod colectiv “Donații” și, în mod individual,”Donatie”. Contractele mai sus enumerate precum și orice alt act încheiat cu Beneficiarii în baza acestei politici vor fi supuse regulilor generale în materie de contracte, inclusiv dar fară a se limita la capacitatea parților, obiectul contractului, viciile de consimțământ, nulitatea actului, revocarea donațiilor etc.

Organizație: ansamblul structurilor Electrica S.A. şi a filialelor sale, precum şi a altor entităţi din cadrul grupului cu personalitate juridică.

Personal: managementul, angajații şi orice alte persoane care activează în cadrul sau în numele Organizației, cu putere decizională sau fără, remunerate sau nu, indiferent de forma juridică a acordului pe care îl au cu Electrica, oricare dintre filialele sale sau dintre entitățile din cadrul Organizației.

 

3.2 Domenii de intervenție

 

3.2.1 Domeniile în care se pot acorda Donații Beneficiarilor sunt următoarele:

  • Cultură: activități, proiecte și evenimente în domeniul cultural și artistic (arhitectură, restaurare și conservare patrimoniu, muzee, arte plastice, muzică, dans, performance, teatru, cinematografie, fotografie, literature, etc);
  • Știință și tehnologie: acțiuni/proiecte care susțin/promovează tehnologia și inovația tehnologică în beneficiul umanității, în special în domeniul energiei;
  • Educație: activități și proiecte pentru îmbunătățirea și promovarea educației formale și non-formale, reducerea abandonului școlar, incluziune socială în plan educațional, susținerea elitelor și performanței, finanțarea cercetării, etc;
  • Sănătate: activități și proiecte destinate persoanelor cu diverse afecțiuni, promovarea unui stil de viață sănătos, sprijinirea organizațiilor de renume din domeniul cercetării și sănătății din domeniul public și privat, fără scop lucrativ, etc;
  • Sport: activități și proiecte pentru promovarea mișcării, susținerea performanței sportive, etc;
  • Mediu: activități/proiecte care au ca scop protecția mediului, ecologizarea, protecția biodiversității, colectarea și reciclarea deșeurilor, reducerea emisiilor, promovarea responsabilității față de mediul înconjurator;
  • Calamități naturale: sprijinirea imediată a comunităților și persoanelor afectate de calamități pe plan național/internațional, prin donare de fonduri, materii prime, hrană, etc, precum și prin asigurarea de servicii.
  • Societate și comunități locale: activități/proiecte în beneficiul societății și comunităților, pentru dezvoltare sustenabilă, pentru inițierea și promovarea întreprinderilor sociale, pentru valorificarea potențialului comunităților și îmbunătățirea nivelului de trai, sănătății și confortului membrilor acestora;
  • Categorii defavorizate și cu nevoi speciale: activități/proiecte de ajutorare a persoanelor din categorii defavorizate sau cu nevoi speciale;
  • Copii: activități/proiecte care au ca scop protecția, ridicarea nivelului de trai, incluziunea socială, dezvoltarea personală, confortul și echilibrul emotional și educația copiilor.

 

3.3 Criterii de eligibilitate

(1) Beneficiarii Donațiilor pot fi doar următoarele categorii de persoane și organizații din România sau din zonele unde activează Electrica (denumite în continuare ȋn mod colectiv “Beneficiarii”):

  • persoanele fizice, în condițiile Codului Civil;
  • Personalul Organizației, în condițiile specificate în Contractul Colectiv de Muncă în vigoare și în Codul de etică și conduită profesională în vigoare.
  • organizațiile neguvernamentale sau orice altă persoană juridică fără scop lucrativ și caracter politic sau religios, cu sediul în Romania sau în zonele unde activează Electrica;
  • instituțiile din domeniul educației sau de învățământ (grădinițe, școli, licee, universități) publice sau fără scop lucrativ și fără caracter politic sau religios, care au sediul în Romania sau în zonele unde activează Electrica;
  • bibliotecile, muzeele, teatrele și alte instituții de cultură fără scop lucrativ și fără caracter politic sau religios, care au sediul în Romania sau în zonele unde activeaza Electrica;
  • spitalele și alte instituții din domeniul sănătății, fără scop lucrativ și fără caracter politic sau religios, cu sediul în România sau în zonele unde activeaza Electrica

(2) Electrica va sprijini numai acele persoane, organizații sau proiecte care demonstrează necesitatea intervenției, răspund unei nevoi sociale sau își demonstrează capacitatea de acțiune și eficiența într-un domeniu de intervenție.

(3) Electrica sprijină proiecte sau organizații ale căror valori și obiective nu intră în contradicție cu cele ale Electrica. În cazul organizațiilor, acestea trebuie să demonstreze că sunt bine administrate și au o situație financiară stabilă.

(4) Electrica face donații către persoane și organizații cu condiția asigurării integrității și transparenței. Atât persoanele, cât și organizațiile beneficiare ale unor Donații din partea Electrica trebuie să garanteze în fața donatorului faptul că vor utiliza sumele donate exclusiv în scopul declarat pentru accesarea Donației.  

(5) Eligibilitatea proiectelor Beneficiarilor va fi analizată având în vedere criteriile de eligibilitate și condițiile de ineligibilitate pentru Donații stabilite prin prezenta politică.

 

3.4 Donații ineligibile

(1) Nicio Donație nu poate fi acordată de către companie, nu se adresează și nu poate fi accesată de niciuna din următoarele categorii de persoane și entități:

  • Lideri ai unor partide politice sau organizații cu caracter politic, soți, rude sau afini ai acestora până la gradul II inclusiv;
  • Candidați ai unor partide politice, organizații cu caracter politic sau independenți la funcții publice elective, soți, rude sau afini ai acestora până la gradul II inclusiv;
  • Lideri ai unor culte sau organizații cu caracter religios, soți, rude sau afini ai acestora până la gradul II inclusiv;
  • Funcționari publici, soți, rude sau afini ai acestora până la gradul II inclusiv;
  • Partide politice, organizații cu caracter politic sau organizații ale căror activitate poate fi asimilată celei a unui partid politic;
  • Instituții publice, altele decât cele enumerate la art. 3.3 alin (1);
  • Instituții de cult și/sau organizații cu caracter religios, ori altele asemenea.

(2) Beneficiarii organizații/institutii NU trebuie să se afle, în niciun moment, în niciuna din următoarele situații care duc la retragerea susținerii Electrica, conform prezentului document:

  1. sunt în stare sau pe cale de reorganizare judiciară, dizolvare sau lichidare sau au activitatea suspendată;
  2. au suferit, ele sau reprezentanții lor legali ori convenționali, condamnări definitive pentru săvârșirea unei infracțiuni;
  3. pe numele lor sau al reprezentanților lor legali ori convenționali a fost ȋncepută urmărirea penală, dacă aceasta se află ȋn desfășurare la momentul acordării Donației de către Electrica;
  4. împotriva lor sau a reprezentanților lor legali o anchetă a oricăror autorități de control a fost începută sau s-a finalizat cu sancțiuni în ultimii 3 ani;
  5. nu și-au îndeplinit obligațiile de plată a contribuțiilor la asigurările sociale sau au datorii fiscale;
  6. au fost declarate/declarați, ele sau reprezentanții lor legali ori convenționali, într-o situație de încălcare a unui contract anterior de finanțare/donație/sau sponsorizare în raport cu Electrica;
  7. sunt, ele sau reprezentanții lor legali ori convenționali, subiect al unui conflict de interese în ce privește Donația;
  8. au indus în eroare, ele sau reprezentanții lor legali ori convenționali, companii ale Grupului Electrica, cu intenție sau din neglijenta, prin furnizarea de informații false ori incomplete sau au încercat să influențeze comisia de evaluare în timpul procesului de selecție;
  9. sunt organizații care au ca scop obținerea puterii politice, promovarea unor doctrine politice sau religioase;
  10. desfășoară sau încep să desfășoare pe parcursul procesului de acordare a Donației, ele sau reprezentanții lor legali ori convenționali, acțiuni de propagandă politică, religioasă sau prozelitism;
  11. sunt organizații/instituții care vizează obținerea de profit;
  12. sunt instituții publice, altele decât cele enumerate la art. 3.3 alin (1);
  13. pe parcursul procesului de acordare a Donației își modifică misiunea, domeniul sau obiectul de activitate în virtutea careia/căruia a fost decisă acordarea Donația;
  14. au exprimat și/sau manifestat, ele sau reprezentanții lor legali ori convenționali, în orice mod și prin orice canal, opinii și/sau atitudini de defăimare a țării, a națiunii, de îndemn la război, agresiune, ură națională, rasială, de clasă, de incitarea la discriminare, la separatism teritorial sau la violență;
  15. au exprimat și/sau manifestat, ele sau reprezentanții lor legali ori convenționali, în orice mod și prin orice canal, opinii și/sau atitudini obscene, sau au prejudiciat, prin acțiunile lor, demnitatea, onoarea, viața particulară a oricărei persoane.

(3) Beneficiarii persoane fizice NU trebuie să se afle în niciuna dintre următoarele situații, care duc la retragerea susținerii Electrica, conform prezentului document:

  1. au suferit condamnări definitive pentru săvârșirea unei infracțiuni prevazute de legislația specială;
  2. pe numele lor a fost ȋncepută urmărirea penală, dacă aceasta se află ȋn desfășurare la momentul acordării Donației de către Electrica
  3. împotriva lor o anchetă a oricăror autorități de control a fost începută sau s-a finalizat cu sancțiuni în ultimii 3 ani pentru grave greseli profesionale sau de alta natura (ce ar putea prejudicia imaginea finanțatorului),
  4. le-au fost aduse, oficial sau neoficial, acuzații de plagiat, de încălcare drepturilor de proprietate intelectuală, de încalcare ale drepturilor omului.
  5. au fost declarate într-o situație gravă de încălcare a unui contract anterior de finanțare/donație/sponsorizare în raport cu Electrica/donație;
  6. sunt subiectul unui conflict de interese în ce privește Donația;
  7. desfășoară sau încep să desfășoare pe parcursul procesului de acordare a Donației acțiuni de propagandă sau prozelitism religios, politic sau de altă natură sau au ca scop obținerea influenței sau puterii politice, religioase etc.;
  8. sunt liderilor unor partide politice sau organizații cu caracter politic sau sunt soți, rude sau afini pana la gradul II inclusiv ai acestora sau ajung să dețină această calitate pe parcursul acordării donației;
  9. sunt lideri ai unor culte sau organizații cu caracter religios sau sunt soți, rude sau afini pana la gradul II inclusiv ai acestora sau ajung sa dețină această calitate pe parcursul acordării donației;
  10. sunt funcționari publici sau sunt soți, rude sau afini pana la gradul II inclusiv ai acestora sau ajung să dețină această calitate pe parcursul acordarii donației;
  11. au indus în eroare companii ale Grupului Electrica, cu intenție sau din neglijență prin furnizarea de informații false ori incomplete sau au încercat să influențeze comisia de evaluare în timpul procesului de selecție;
  12. au exprimat și/sau manifestat, în orice mod și prin orice canal, opinii și/sau atitudini de defăimare a țării și a națiunii, de îndemn la război, agresiune, ură națională, rasială, de clasă, de incitarea la discriminare, la separatism teritorial sau la violență;
  13. au exprimat și/sau manifestat, în orice mod și prin orice canal, opinii și/sau atitudini obscene sau au prejudiciat, prin acțiunile lor, demnitatea, onoarea, viața particulară a oricărei persoane.

 (4) Analiza ineligibilitatii rezultate din prevederile art. 3.4 se aplica pe parcursul întregului proces de acordare a finanțării/donației.

 

3.5 Documentare eligibilitate

(1) Analiza aplicațiilor pentru acordarea de Donații are în vedere:

  • Transparența: Donația trebuie sa fie transparentă, beneficiarul acesteia să fie cunoscut, iar scopul în care va fi utilizată să fie dezvăluit și verificabil;
  • Scopul: Suma donată trebuie să contribuie la un scop relevant subsumat domeniilor de intervenție prezentate anterior;
  • Gravitatea și urgența situației care generează solicitarea este considerată în prioritizarea cererilor de finanțare eligibile;
  • Eligibilitatea beneficiarului: se va efectua o evaluare a beneficiarului pe baza documentelor, înscrisurilor și declarațiilor depuse de către acesta;
  • Cadrul strategic al Donațiilor: Donațiile trebuie să corespundă valorilor și obiectivelor strategice ale Electrica;
  • Relații anterioare cu Electrica: Experienta anterioară pozitivă/negativă documentată, cu potențialul beneficiar, influențează evaluarea oricărei noii cereri de finanțare, iar în ce privește solicitările Personalului Organizației, durata relației contractuale constituie criteriu de prioritizare.
  • Valabilitate: Criteriile sunt valabile la nivel internațional.

(2) Aplicațiile pentru acordarea de Donații vor include:

  1. Pentru persoane fizice:
  • formularul de aplicație completat (Anexa 1);
  • documente de identitate;
  • orice documente relevante pentru scopul/obiectul Donației;
  • declarații pe proprie răspundere, cu privire la criteriile de eligibilitate și absența oricăror condiții de ineligibilitate (Anexa 2);
  • declarație pe propria răspundere cu privire la utilizarea exclusivă a Donației în scopul declarat prin aplicație (Anexa 5).

 

  1. Pentru persoane juridice:
  • formularul de aplicație completat (Anexa 1);
  • documente statutare;
  • orice documente relevante pentru scopul/obiectul Donației;
  • declarații pe proprie răspundere a persoanei juridice cu privire la criteriile de eligibilitate și absența oricăror condiții de ineligibilitate pentru organizație (Anexa 3);
  • declarații pe proprie răspundere ale reprezentantului legal cu privire la criteriile de eligibilitate și absența oricăror condiții de ineligibilitate pentru propria persoană (Anexa 4);
  • declarație pe propria răspundere a persoanei juridice cu privire la utilizarea exclusivă a Donației în scopul declarant prin aplicație (Anexa 5).

 

3.6 Încheierea contractelor de donație

 

3.6.1 Beneficii oferite companiei Electrica

Electrica poate solicita dreptul de a face publică Donația ca unic beneficiu rezultat din acordarea donației. Beneficiarul Donației trebuie să asigure companiei Electrica dreptul de a informa stakeholderii și publicul cu privire la Donație, inclusiv prin publicarea unor date cu caracter personal ale Beneficiarilor pentru asigurarea transparenței. Donațiile reprezintă, pe lângă o formă de manifestare a implicării companiei în societate sau comunitate și o oportunitate în plan reputațional pentru companie și brandul Electrica, pentru  poziționarea față de aspecte relevante social, promovarea unor mesaje-cheie și construirea  de noi relații cu diferite categorii de părți interesate.

 

3.6.2 Contractele de Donație

(1) În vederea evitarii oricărei încălcări a legislației naționale, pentru fiecare Donație făcută de societate se va încheia, de fiecare data, un Contract de Donație cu beneficiarul în formă autentică.

(2) Contractul va fi semnat în cel puțin trei exemplare originale de către reprezentantul  legal al Donatorului și:

  • Beneficiarul, persoană fizică sau Reprezentantul împuternicit dacă beneficiarul este minor, inconștient, fără discernământ, etc.
  • Reprezentantul legal al Beneficiarului persoană juridică.

(3) Termenii și condițiile contractuale vor varia în funcție de natura și obiectul Sponsorizării. Cu toate acestea, în general, aceste detalii se referă la:

  • Numele tuturor părților;
  • Obiectul donației așa cum a fost prezentant în formularul de aplicație;
  • Perioada contractuală;
  • Documentele contractului:
  • formularul de aplicație completat;
  • declarații pe proprie răspundere, cu privire la criteriile de eligibilitate și absența oricăror condiții de ineligibilitate pentru peroană și organizație;
  • declarație pe propria răspundere,cu privire la utilizarea exclusivă a Donației în scopul declarant prin aplicație.
  • Persoanele de contact;
  • Termene și condiții pentru plata sumelor donate;
  • Drepturile Donatorului și Beneficiarului;
  • Accesul la informații, Confidentialitate;
  • Solutionarea litigiilor;
  • Încetarea și suspendarea;
  • Efectele produse de modificarea politicii sau a legislației;

 

3.7 Legislație si Politici relevante

(1) Electrica îşi desfăşoară activităţile în domeniul acordării de Donații cu respectarea legislaţiei, actelor normative şi de reglementare aplicabile la nivel național şi internațional.

(2) Electrica a adoptat  un  Cod de Etică și Conduită Profesională, precum și un set de politici privind toleranța zero față de corupție, fraudă și spălare de bani, evitarea și combaterea conflictelor de interese, cadourile, cheltuielile de protocol și interzicerea plăților de facilitare, transparența și implicarea părților interesate relevante în cadrul procesului decizional aferent acordării Donațiilor.

(3) Organizația va include în toate contractele de Donație o clauză referitoare la obligaţia beneficiarilor de a respecta prevederile Codului de Etică şi Conduită Profesională  care le sunt incidente.

 

3.7.1. Tratamentul nediscriminatoriu şi transparenţa

(1) Organizația şi Personalul său garantează tratamentul egal şi nediscriminatoriu pe parcursul proceselor decizionale cu privire la acordarea de Donații asigurând imparţialitatea decidenţilor şi transparenţa procesului.

(2) Pentru a oferi o imagine corectă asupra activităților sale în domeniu, Organizația publică informații cu privire la acordarea de Donații și cauzele susţinute financiar în fiecare an.

 

3.7.2. Evitarea conflictelor de interese și prevenirea fraudei

(1) Personalul Electrica implicat  în procese decizionale cu privire la acordarea de Donații pentru proiecte, organizații sau persoane fizice trebuie să evite orice situaţie care implică sau poate genera antagonisme între interesele Organizației şi propriile interese, inclusiv cele cunoscute ale soțului/soției, rudelor și afilinor de până la gradul IV sau ale terților cu care se află sau s-a aflat în relații de muncă/asimilate acestora în ultimul 1 an, respectând totodată prevederile legale și politica internă referitoare la conflictul de interese.

(2) Este interzisă utilizarea activelor şi resurselor Electrica în beneficiu personal prin implicare în orice fel în procesul decizional cu privire la acordarea de Donații destinate unor persoane, proiecte, organizații sau acţiuni față de care decidentul au un interes personal.

(3) Organizația recunoaște faptul că beneficiile de orice natură pentru Electrica, Personalul său, sau o terță parte, inclusiv parteneri de afaceri sau părți interesate, obținute ca urmare a unei decizii luate în condițiile existenței unui conflict de interese reprezintă o formă de avantaj necuvenit, de aceea interzice adoptarea unor decizii în astfel de condiții și adoptă măsuri pentru identificarea și prevenirea acestor situații:

  • Persoanele chemate să participe la procese decizionale cu privire la acordarea de Donații depun înainte de începerea acestora o declaraţie că nu se află în nici una din situaţiile prevăzute în Politica privind evitarea și combaterea conflictelor de interese, completată după cunoașterea identității părților și arhivată în dosarul cu documentația specifică respectivului proces decizional.
  • În cazul în care pe parcursul procesului decizional se descoperă existenţa vreunei astfel de situaţii, persoana implicată notifică de îndată departamentul/ consilierul de etică și conformitate, face declarație de abținere și solicită înlocuirea.
  • În situaţia în care se constată încălcarea dispoziţiilor de mai sus după ce decizia adoptată şi-a produs efectele, se va constitui o comisie care să identifice persoanele care se fac responsabile de această încălcare, să analizeze impactul acestei decizii, şi costurile associate și să stabilească măsurile ce se impugn, inclusiv declanşarea procedurii de cercetare disciplinară prealabilă pentru personalul responsabil.

 

3.7.3. Prevenirea corupţiei

(1) Organizația se angajează ca Donațiile să nu fie folosite ca subterfugiu pentru mită, comisioane de orice tip sau avantaje necuvenite. În acest sens, Electrica face publice toate Donațiile sale.

(2) Este interzisă utilizarea resurselor Organizației, de orice natură, în scopul susţinerii unor partide, formaţiuni politice, campanii electorale, candidaţi la funcții publice, manifestări cu caracter de propagandă politică prin Donații sau alte tipuri de finanțări subsumate prezentei politici.

(3) Organizația se angajează să nu finanțeze direct sau indirect candidaţi, partide sau formațiuni politice inclusiv prin Donații către proiecte, organizații sau acţiuni care au ca iniţiatori/coordonatori/membri fondatori fie partide sau formaţiuni politice, fie candidaţi sau lideri ai acestora, ca o obligație colectivă opozabilă tuturor forțelor politice.

(4) Este interzisă susținerea directă sau indirectă, prin acordarea de Donații sau a altor tipuri de finanțări subsumate prezentei politici, instituțiilor parlamentare sau guvernamentale sau oricărui reprezentant al personalului din sectorul public.

(5) Organizația și Personalul său se vor abține de la a promite sau a oferi, direct sau indirect, orice avantaj necuvenit, inclusiv acordarea de Donații sau alte tipuri de finanțări subsumate prezentei politici unor terţe părţi care exercită sau pot exercita o influență inadecvată asupra unor decidenți pentru a promova interesele Grupului.

(6) În relațiile cu autoritățile, Organizația şi Personalul său vor refuza orice solicitări de intervenţie sau sugestii de intermediere care ar putea afecta legalitatea sau obiectivitatea proceselor decizionale privind acordarea de Donații sau alte tipuri de finanțări subsumate prezentei politici.

(7) Organizația interzice Personalului său să promită, să dea și să ofere, în mod direct sau indirect, unui partener de afaceri, personalului din sectorul public sau unei părți interesate, Donații ca avantaj necuvenit în interesul acesteia sau al unei alte persoane fizice sau juridice, cu scopul ca beneficiarul să acționeze sau să se abțină de la a acționa într-un anumit sens în exercitarea funcției sale, astfel încât să se producă un beneficiu ne-etic, de orice natură, pentru Electrica.

 

3.7.4. Prevenirea spălării de bani

(1) Organizația nu va lua parte la activităţi de spălare de bani şi se va asigura că Donațiile sau alte tipuri de finanțări subsumate prezentei politici nu vor fi utilizate de către beneficiari în acest sens.

(2) Organizația se obligă să nu utilizeze Donațiile sau alte tipuri de finanțări subsumate prezentei politici ca operațiuni fictive ori simulate, sau operațiuni cu parteneri fictivi, în scopul deturnării fondurilor sau sustragerii de la îndeplinirea obligațiilor fiscale.

(3) Organizația se obligă să nu deruleze Donațiile sau alte tipuri de finanțări subsumate prezentei politici prin intermediari cu scopul de a disimula proveniența/destinaţia fondurilor.

(4) Organizația se obligă să stabilească măsuri de cunoaștere a partenerilor la inițierea oricărei acţiuni de Donațiie sau finanțare subsumată prezentei politici și să actualizeze datele privitoare la acestea ori de câte ori se implică în acţiuni comune, în scopul prevenirii riscurilor care pot decurge din asocierea cu potențiali parteneri implicați în acțiuni de spălare de bani.

 

3.8 Procese si proceduri

 

3.8.1 Cererile de donații

(1) Toate cererile de Donație trebuie realizate prin completarea formularului disponibil pe website-ul societății și depunerea acestuia fie electronic, fie în format fizic la sediul societății/prin poștă, adresat Departamentului Comunicare, PR și CSR.

(2) Cererile trebuie transmise către companie într-o perioada de timp rezonabilă pentru scopul obiectului donației.

 

3.8.2 Procesul decizional pentru aprobarea Cererilor de Donație

(1) Aprobarea donațiilor se face la nivelul Consiliului de Administrație și/sau Adunării Generale a Acționarilor, conform cu Actul Constitutiv al companiei.

(2) Selecția cererilor de Donații (exceptând situațiile în care se acordă ajutoare în cazul calamităților naturale) se face de către o Comisia de evaluare și selecție incluzând cel puțin reprezentanți ai: Departamentului Comunicare, PR și CSR, Departamenului Juridic, Departamentului Etică și Conformitate și Direcției Financiare, creată la nivelul companiei prin decizie a Directorului General. 

(3) În selectarea cererilor de Donații, comisia nominalizată va avea în vedere criteriile de eligibilitate și condițiile de ineligibilitate stabilite prin prezenta Politică.

(4) Lista cererilor de Donații selectate de către comisie va fi inclusă de către Departamentul Comunicare, PR și CSR în nota de fundamentare elaborată pentru Consiliul de Administrație și supusă avizării de către Directorul General.

(5) După aprobarea de către Consiliul de Administrație a listei cererilor de Donații selectate de către Comisia de Evaluare, Selecție și Monitorizare și primirea tuturor documentelor aferente aplicației din partea beneficiarilor, se va încheia un contract de donație autentificat cu fiecare beneficiar în parte, indiferent de valoarea ce face obiectul respectivei Donații.

(6) Pe baza Contactului de Donație semnat cu fiecare beneficiar în parte se va face Plata Donației, în conformitate cu termenii de plata agreați contractual.

 

3.8.3 Respingerea Cererilor de Donație

În cazul cererilor de Donații respinse se va comunica respingerea părților interesate în format fizic (prin fax/poștă), electronic (prin e-mail) sau telefonic, argumentându-se decizia de respingere.

 

3.8.4 Cererile adresate direct către cabinetul Directorului General

Cererile adresate direct către cabinetul Directorului General vor fi redirecționate către Departamentul Comunicare, PR și CSR, în vederea introducerii lor în procesul normal de evaluare.

 

3.8.5 Acordarea de Ajutoare în cazul Calamităților Naturale

În cazul unor calamități naturale sau al unor evenimente de forță majoră, deciziile privind participarea și contribuția Electrica la activitățile publice vor fi adoptate rapid și într-o manieră pragmatică, luând în considerare o acțiune extinsă la nivelul companiei.

Deciziile trebuie luate în legatură cu:

  • Activitățile privind Donația;
  • Beneficiile în natură oferite ca donație;
  • Sumele de bani și serviciile;
  • Cadrul financiar și valoric;
  • Beneficiarii donațiilor;
  • Zonele strategice de afaceri;
  • Comunicațiile de sprijin.

Factorii de decizie:

  • Adunarea Generală a Acționarilor (conform Actului Constitutiv al companiei);
  • Consiliul de Administrație (conform Actului Constitutiv al companiei);
  • Directorul General;
  • Directorul Departamentului Comunicare, PR și CSR;
  • Comisia de evaluare, selecție și monitorizare.

 
3.8.6 Nerespectarea dispoziţiilor Politicii
(1) Nerespectarea dispoziţiilor Politicii constituie pentru Personalul organizației abatere disciplinară (în cazul contractelor individuale de muncă) / încălcare a obligaţiilor (în cazul oricărui alt acord) şi se sancţionează conform legii, respectiv conform prevederilor acordului încheiat cu Organizația, în funcţie de natura juridică a acestuia.

(2) Orice beneficiu material sau de altă natură obținut de Personalul Organizației sau o terță parte în urma unui proces decizional derulat fără respectarea prevederilor prezentei politici este considerat beneficiu necuvenit, urmând a se derula procedurile legale aplicabile în scopul anulării sau returnării Organizației şi revenirii la situația anterioară respectivului proces decizional.

 (3) Electrica adoptă și implementează o politică dedicată avertizării de integritate care se bazează pe principiile expuse în Codul de Etică și Conduită Profesională. Orice angajat, client, furnizor, contractant și sub-contractant al Organizației  care are legătură cu activitatea acesteia, poate depune în condiții care asigură păstrarea confidențialității identității sale, sesizări sau reclamații privind orice acțiune a unui angajat sau a unei alte persoane ce acționează în numele Organizației, care ar încălca legea sau normele interne de etică și conduită în afaceri ale Organizației, inclusiv prevederile prezentei politici. Sesizarea oricărei abateri de la prezenta politică poate fi transmisă conform procedurii de raportare a abaterilor etice disponibilă  aici:  https://www.electrica.ro/procedura-de-raportare-a-abaterilor-etice/