Politica privind Sponsorizările

CUPRINS:

  1. Scop
  2. Aplicabilitate
  3. Descriere

3.1 Definiții

3.2 Domenii specifice pentru acordarea de Sponsorizări

3.3 Sponsorizari eligibile și Sponsorizari ineligibile

3.4 Criterii de selecție și contractare Sponsorizare

3.5 Beneficii oferite Organizației Sponsor

3.6 Politici relevante si legislație

3.7 Monitorizarea și evaluarea Sponsorizarilor

3.8 Procese si proceduri

 

1. SCOP
Aceasta Politica definește abordarea companiei Electrica S.A. in ceea ce priveste acordarea Sponsorizarilor și guvernează derularea procesului de acordare a Sponsorizărilor.
Scopul Politicii îl constituie asigurarea derulării procedului de Sponsorizare în condiții de integritate si toleranță zero față de corupție, fraudă și spălare de bani, cu protejarea companiei în fața oricăror aspecte care ar putea aduce prejudicii sau ar putea atrage sancțiuni legale, reducând prestigiul sau afectând rezultatele financiare ale Organizației, pe termen scurt sau pe termen lung.

 

2. APLICABILITATE
Aceasta Politica este aplicabilă companiei Electrica S.A., filialelor acesteia, personalului, colaboratorilor si partenerilor implicați în activitățile desfășurate pentru sau în numele Organizației în vederea acordării de Sponsorizări. Nu vor fi implicate in procesul decizional persoanele care au un interes personal in orice organizatie sau cauza.

 

3. DESCRIERE

 

3.1 Definitii

Sponsorizare: este actul juridic bilateral prin care doua persoane, Sponsorul si Beneficiarul, convin cu privire la transferul dreptului de proprietate asupra unor bunuri materiale sau mijloace financiare pentru sustinerea unor activitati fara scop lucrativ desfasurate de catre una dintre parti, denumită Beneficiarul Sponsorizarii, care poate fi orice persoană fizică sau juridică fără scop lucrativ ori organizatii non-profit, in conditiile Legii 32/1994 privind Sponsorizarea.
O sponsorizare este caracterizată printr-un contract, care include o gama larga de beneficii de pe urma unei Sponsorizari, cum ar fi: promovarea brand/marcii Sponsorului, bilete/dreptul de a desfașura activități promoționale, excluderea competitorilor direcți și indirecți ai Sponsorului, dreptul de a promova/comunica Sponsorizarea (de exemplu „Sponsor oficial”).

Promovare publicitară: se caracterizează printr-un contract prin care singurul beneficiu este posibilitatea de a promova logo-ul sau orice alt material de comunicare pe care societatea il consideră determinant în acel moment, loc sau pe perioadă de desfașurare a acelui eveniment sau mediatizari – fără alte beneficii suplimentare de pe urma Sponsorizării, de exemplu bannere expuse pe stadion.

Organizație: ansamblul structurilor Electrica S.A. şi a filialelor sale, precum şi a altor entităţi din cadrul grupului cu personalitate juridică.

Personal: managementul, angajații şi orice alte persoane care activează în cadrul sau în numele Organizației, cu putere decizională sau fără, remunerate sau nu, indiferent de forma juridică a acordului pe care îl au cu Electrica, oricare dintre filialele sale sau dintre entitățile din cadrul Organizației.

 

3.2 Domenii specifice pentru acordarea de Sponsorizări
(1) Domeniile in care se pot acorda Sponsorizari Beneficiarilor sunt urmatoarele:
• Cultură: activități, proiecte și evenimente împreună cu organizații de renume și ONG-uri în domeniul cultural și artistic (arhitectură, restaurare și conservare patrimoniu, muzee, arte plastice, muzică, dans, performance, teatru, cinematografie, fotografie, literature, etc);
• Sănătate: activități și dezvoltare de proiecte împreună cu organizații de renume în domeniul sanătătii precum spitalele publice și private sau ONG-uri;
• Sport: activități și proiecte pentru promovarea mișcării, susținerea performanței sportive, etc;
• Educație: activități și proiecte pentru îmbunătățirea și promovarea educației formale și non-formale, susținerea elitelor și performanței, inclusiv la nivelul comunităților academice;
• Mediu: activități/proiecte care au ca scop protecția și responsabilitatea față de mediul inconjurator;
• Societate și comunități locale: activități/proiecte în beneficiul societății și comunităților, pentru dezvoltare sustenabilă, pentru promovarea drepturilor omului și civismului, pentru inițierea și promovarea întreprinderilor sociale, pentru valorificarea potențialului comunităților și creșterea calității vieții în cadrul comunităților;
• Știință și Tehnologie: acțini/proiecte care susțin/promoveaza știința, tehnologia și inovația în beneficiul umanității, în special în domeniul energiei;
• Evenimente: manifestări, acțiuni și evenimente relevante la nivelul comunităților cu sau fără scop caritabil

 

3.3 Sponsorizări eligibile și Sponsorizări ineligibile

 

3.3.1 Sponsorizări eligibile
(1) Beneficiarii Sponsorizarilor pot fi doar urmatoarele categorii de persoane și instituții din România sau din zonele unde activează Electrica (denumite in continuare ȋn mod colectiv “Beneficiarii”):
• persoanele fizice (indivizi), in conditiile Legii 32/1994 privind sponsorizarea și ale Instrucțiunilor de aplicare a legii 32/1994;
• organizațiile neguvernamentale sau orice altă persoană juridică fără caracter politic sau religios cu sediul în Romania sau în zonele unde activează Electrica;
• instituțiile de învățământ (grădinițe, școli, licee, universități) sau din domeniul educației, publice sau private, fără caracter politic sau religios, care au sediul în Romania sau în zonele unde activeaza Electrica;
• bibliotecile, muzeele, teatrele și alte instituții de cultură fără caracter politic sau religios, care au sediul în Romania sau în zonele unde activează Electrica;
• spitalele și alte instituții de sănătate publică fără caracter politic sau religios, cu sediul în România sau în zonele unde activeaza Electrica
(2) Organizația va sponsoriza numai acele persoane, organizații sau proiecte care demonstrează necesitatea intervenției, răspund unei nevoi sociale, își demonstrează capacitatea de acțiune și eficiența într-un domeniu de intervenție și au vizibilitate socială.
(3) Organizația va sponsoriza persoane, proiecte sau organizații ale căror valori și obiective nu intră în contradicție cu cele ale Electrica. În cazul organizațiilor, acestea trebuie să demonstreze că sunt bine administrate și au o situație financiară stabilă.
(4) Organizația face sponsorizari către persoane și organizații cu condiția asigurării integrității și transparenței. Atât persoanele cât și organizațiile beneficiare ale unor Sponsorizari din partea Electrica trebuie să garanteze în fața donatorului faptul că vor utiliza sumele oferite exclusiv în scopul declarat pentru accesarea Sponsorizari.
(5) Organizația proiectelor Beneficiarilor va fi analizată având în vedere criteriile de eligibilitate și condițiile de ineligibilitate pentru Sponsorizari stabilite prin prezenta politică.

 

3.3.2 Sponsorizări ineligibile

(1) Organizația nu va face Sponsorizari persoanelor sau conturilor private sau persoanelor sau organizațiilor care ar putea prejudicia reputația Electrica.
(2) Organizația nu va face Sponsorizari pentru organizatii sau initiațive politice.
(3) Organizația nu va sponsoriza organizatii cu caracter religios.
(4) Organizația nu va sponsoriza persoane, organizații, acțiuni, evenimente și proiectele care:
– Intra în conflict cu valorile sau obiectivele Electrica, nu sprijină sau nu promovează valorile Electrica;
– Nu se înscriu în domeniile specifice pentru acordarea de Sponsorizări;
– Promovează consumul de tutunul si alcoolul, sau produse din tutun/alcool sau au legatură cu produse sau substanțe interzise de lege sau care dauneaza sanatatii;
– Promovează opinii si/sau atitudini de defăimare a țării și a națiunii, de îndemn la război, agresiune, ură națională, rasială, de clasă, de incitarea la discriminare, la separatism teritorial sau la violență;
– Promovează opinii și/sau atitudini obscene sau prejudiciază demnitatea, onoarea, viața particulară a oricărei persoane;
– Împiedica sau au potențialul de a împiedica Electrica în a-și desfașura activitatea;
– Solicită Electrica să susțină în mod explicit sau să pară a susține produsele și serviciile Beneficiarului Sponsorizarii;
– Nu manifestă o reală disponibilitate sau capacitate de a duce la îndeplinire obiectivele unei Sponsorizări, în accord cu prevederile prezentei Politici.
(5) Nicio sponsorizare acordată de catre companie nu se adresează și nu poate fi accesată de niciuna din urmatoarele categorii:
• Partide politice, organizații cu caracter politic sau organizații a căror activitate poate fi asimilată celei a unui partid politic;
• Persoane cu funcții de conducere în cadrul unor partide politice sau organizații cu caracter politic, soți, rude sau afini ai acestora până la gradul II inclusiv;
• Candidați ai unor partide politice, organizații cu caracter politic sau independenți la funcții publice elective, soți, rude sau afini ai acestora până la gradul II inclusiv;
• Instituții de cult și/sau organizații cu caracter religios, ori altele asemenea;
• Lideri ai unor culte sau organizații cu caracter religios, soți, rude sau afini ai acestora până la gradul II inclusiv;
• Funcționari publici;
• Instituții publice, altele decât cele enumerate la art. 3.3.1 alin (1).
(6) Beneficiarii organizatii/institutii NU trebuie să se afle, în niciun moment, în niciuna din urmatoarele situații care duc la neacordarea sau retragerea Sponsorizării, conform prezentului document:
a) sunt în stare sau pe cale de reorganizare judiciară, dizolvare sau lichidare sau au activitatea suspendată;
b) au suferit, ele sau reprezentanții lor legali ori convenționali, condamnări definitive pentru săvârșirea unei infracțiuni;
c) pe numele lor sau al reprezentanților lor legali ori convenționali se află ȋn desfașurare urmărirea penală la momentul acordarii Sponsorizarii de catre Organizație sau a fost ȋncepută urmărirea penală pe parcursul derulării activităților pentru care se acordă Sponsorizarea;
d) împotriva lor sau a reprezentanților lor legali o anchetă a oricăror autorități de control a fost începută sau s-a finalizat cu sancțiuni în ultimii 3 ani;
e) nu și-au îndeplinit din culpa obligațiile de plată a contribuțiilor la asigurările sociale sau au datorii fiscale;
f) au fost declarate/declarați, ele sau reprezentanții lor legali ori convenționali, într-o situație de încălcare a unui contract anterior de finanțare/donație/sponsorizare in raport cu Organizația;
g) sunt, ele sau reprezentanții lor legali ori convenționali, subiect al unui conflict de interese în ce privește Sponsorizarea;
h) au indus în eroare, ele sau reprezentanții lor legali ori convenționali, companii ale Grupului Electrica, cu intenție sau din neglijența, prin furnizarea de informații false ori incomplete sau au încercat să influențeze Comisia de evaluare în timpul procesului de selecție;
i) sunt organizații care au ca scop, declarat sau nu, obținerea puterii politice, promovarea unor doctrine politice sau religioase;
j) desfășoară sau încep să desfășoare pe parcursul procesului de acordare a Sponsorizarii, ele sau reprezentanții lor legali ori convenționali, acțiuni de propagandă religioasă sau prozelitism;
k) pe parcursul procesului de acordare a Sponsorizarii își modifică misiunea, domeniul sau obiectul de activitate în virtutea careia/căruia a fost decisă acordarea Sponsorizarii;
l) au exprimat si/sau manifestat, ele sau reprezentanții lor legali ori convenționali, în orice mod și prin orice canal, opinii și/sau atitudini de defăimare a țării, a națiunii, de îndemn la război, agresiune, ură națională, rasială, de clasă, de incitarea la discriminare, la separatism teritorial sau la violență;
m) au exprimat si/sau manifestat, ele sau reprezentanții lor legali ori convenționali, în orice mod și prin orice canal, opinii și/sau atitudini obscene, sau au prejudiciat, prin acțiunile lor, demnitatea, onoarea, viața particulară a oricărei persoane.
(7) Beneficiarii persoane fizice NU trebuie sa se afle in niciuna dintre urmatoarele situatii, care duc la retragerea sustinerii companiei conform prezentului document:
a) au suferit condamnări definitive pentru săvârșirea unei infracțiuni prevazute de legislatia specială;
b) pe numele lor se afla ȋn desfasurare urmărirea penală la momentul acordarii Sponsorizarii de catre Organizație sau a fost ȋncepută urmărirea penală pe parcursul derulării activităților pentru care se acordă Sponsorizarea;
c) împotriva lor o anchetă a oricăror autorități de control a fost începută sau s-a finalizat cu sancțiuni în ultimii 3 ani pentru grave greseli profesionale sau de alta natura (ce ar putea prejudicia imaginea finanțatorului);
d) le-au fost aduse, oficial sau neoficial, acuzații de plagiat, de încălcare a drepturilor de proprietate intelectuală, de încalcare ale drepturilor omului;
e) au fost declarate într-o situație gravă de încălcare a unui contract anterior de finanțare/donatie/sponsorizare in raport cu Organizația;
f) sunt subiectul unui conflict de interese în ce privește Sponsorizarea;
g) desfășoară sau încep să desfășoare pe parcursul procesului de acordare a Sponsorizarii acțiuni de propagandă sau prozelitism religios, politic sau de altă natură sau au ca scop obținerea influenței sau puterii politice, religioase etc.;
h) ocupă funcții de conducere în cadrul unor partide politice sau organizații cu caracter politic sau sunt soți, rude sau afini pana la gradul II inclusiv ai acestora sau ajung să dețină această calitate pe parcursul derulării activităților pentru care se acordă Sponsorizarea;
i) sunt liderilor unor culte sau organizații cu caracter religios sau sunt soți, rude sau afini pana la gradul II inclusiv ai acestora sau ajung sa detina aceasta calitate pe parcursul derulării activităților pentru care se acordă Sponsorizarea;
j) sunt funcționari publici sau ajung sa dețină această calitate pe parcursul derulării activităților pentru care se acordă Sponsorizarea;
k) au indus în eroare companii ale Grupului Electrica, cu intenție sau din neglijenta prin furnizarea de informații false ori incomplete sau au încercat să influențeze Comisia de evaluare în timpul procesului de selecție;
l) au exprimat și/sau manifestat, în orice mod și prin orice canal, opinii și/sau atitudini de defăimare a țării și a națiunii, de îndemn la război, agresiune, ură națională, rasială, de clasă, de incitarea la discriminare, la separatism teritorial sau la violență;
m) au exprimat și/sau manifestat, în orice mod și prin orice canal, opinii și/sau atitudini obscene sau au prejudiciat, prin acțiunile lor, demnitatea, onoarea, viața particulară a oricărei persoane.
(8) Analiza ineligibilității rezultate din prevederile art. 3.3 se aplica pe parcursul întregului proces de acordare a Sponsorizarilor și derulare a activităților pentru care se acordă Sponsorizarea.

 

3.4 Criterii de selecție și contractare Sponsorizare

 

3.4.1 Criterii de selecție

(1) Analiza aplicațiilor pentru acordarea de Sponsorizari are în vedere:
– Transparența: Sponsorizarea trebuie sa fie transparentă, Beneficiarul acesteia să fie cunoscut, iar scopul în care va fi utilizată să fie dezvaluit și verificabil.
– Scop: Suma sponsorizatș trebuie să contribuie la un scop relevant, subsumat domeniilor descrise anterior.
– Cost: Costul necesar pentru implementarea proiectului/acțiunii supuse Sponsorizării trebuie justificat și detaliat.
– Eligibilitatea beneficiarului: se va efectua o evaluare a beneficiarului pe baza documentelor, înscrisurilor și declarațiilor depuse de către acesta.
– Cadrul strategic al Sponsorizarilor: Sponsorizarile trebuie sa corespunda valorilor și strategiei Electrica.
– Beneficii oferite companiei Electrica: Beneficiarul trebuie să ofere Organizației oportunități de promovare și vizibilitate cu impact financiar.
– Relatii anterioare cu Electrica: Experiența anterioară pozitivă/negativă documentată cu respectivul beneficiar influențează evaluarea oricărei noii cereri de finanțare.
– Valabilitate: Criteriile sunt valabile la nivel international (posibile excepții: deductibilitatea fiscală).

Nota:Sponsorizarea este o cheltuială nedeductibilă pentru societate. Totusi, valoarea Sponsorizării poate fi scazută din impozitul pe profit datorat dacă sunt indeplinite cumulativ condițiile impuse de legislatia fiscala.

(2) Aplicațiile pentru acordarea de Sponsorizarii vor include:

A. Pentru persoane fizice:
– formularul de aplicație completat (Anexa 1);
– documente de identitate;
– orice documente relevante pentru scopul/obiectul Sponsorizarii
– declarații pe proprie răspundere, cu privire la criteriile de eligibilitate și absența oricăror condiții de ineligibilitate (Anexa 2);
– declarație pe propria răspundere cu privire la utilizarea exclusivă a Sponsorizarii în scopul declarat prin aplicație (Anexa 5).

B. Pentru persoane juridice:
– formularul de aplicație completat (Anexa 1);
– documente statutare;
– orice documente relevante pentru scopul/obiectul Sponsorizarii;
– declarații pe proprie răspundere a persoanei juridice cu privire la criteriile de eligibilitate și absența oricăror condiții de ineligibilitate pentru organizație (Anexa 3);
– declarații pe proprie răspundere ale reprezentantului legal cu privire la criteriile de eligibilitate și absența oricăror condiții de ineligibilitate pentru propria persoană (Anexa 4);
– declarație pe propria răspundere a persoanei juridice cu privire la utilizarea exclusivă a Sponsorizării în scopul declarant prin aplicație (Anexa 5).
(3) Nu se vor acorda beneficii personale angajatilor societății.

 

3.4.2 Incheierea contractelor de Sponsorizare
(1) În vederea evitării oricarei încalcări a legislatiei nationale, se vor încheia de fiecare dată contracte de Sponsorizare care se vor semna în original de către persoanele competente care reprezintă și obligă compania Sponsor și beneficiarul și care au drept de semnatură.
(2) Termenii și condițiile contractului vor varia în functie de natura și de detaliile Sponsorizării. Cu toate acestea, în general, aceste detalii se referă la:
– Numele tuturor parților;
– Descrierea și obiectivele Sponsorizării așa cum au fost prezentate în formularul de aplicație;
– Perioada contractuală;
– Documentele contractului:
– formularul de aplicație completat;
– declarații pe proprie răspundere, cu privire la criteriile de eligibilitate și absența oricăror condiții de ineligibilitate pentru persoană și organizație;
– declarație pe propria răspundere, cu privire la utilizarea exclusivă a Donației în scopul declarant prin aplicație.
– Persoanele de contact;
– Declaratii potrivit cărora:
– Sponsorizarea nu presupune sprijinul general din partea societății acordat activitatilor altei parti;
– Societatea poate decide asupra conținutul tuturor materialelor de prezentare/promovare a Sponsorizării, iar conținutul nu va fi facut public fără aprobarea corespunzatoare a Sponsorului;
– Sponsorizarea nu împiedică sau nu afectează în niciun fel exercitarea activităților specifice de catre Sponsor;
– Beneficiile parții care primește Sponsorizarea și ale Sponsorului;
– Drepturile și obligațiile Sponsorului și Beneficiarului;
– Planificarea privind managementul Sponsorizarii, monitorizare, evaluare si cerinte privind auditul;
– Accesul la informatii și Confidențialitatea;
– Soluționarea litigiilor;
– Încetarea și suspendarea;
– Efectele produse de modificarea politicii sau a legislatiei;
(3) În functie de nevoi, în contract pot fi incluse, de asemenea, informatii suplimentare.

 

3.5 Beneficii oferite Organizației Sponsor

(1) În baza contractului de Sponsorizare ce va fi încheiat, Sponsorul, pe lângă promovarea cauzei susținute de Beneficiarul Sponsorizării, va avea dreptul să aduca la cunostinta publicului Sponsorizarea prin promovarea imaginii, marcii si/sau a numelui propriu.
(2) Beneficiarul trebuie sa ofere Sponsorului oportunitati de promovare și vizibilitate cu impact financiar. Mai exact, daca Electrica sponsorizeaza persoane, organizații, evenimente, activitati, proiecte, programe, bunuri sau servicii, unele sau toate aceste beneficii trabuie anticipate:
– Confirmarea ca Sponsor, sigla acestuia fiind inclusa in toate comunicarile relevante, exceptand situatia cand aceasta nu este permisa prin lege;
– Oportunitati de publicitate:
– Activitati BTL (care nu implica plati sau comisioane din partea Sponsorului);
– Drepturi de media pentru transmiterea comunicarilor ATL (care nu implica plati sau comisioane din partea Sponsorului);
– Drepturile de redenumire/asociere a numelui;
– Oportunitati de atribuire de nume de marca;
– Link-uri reciproce catre pagini web;
– Vanzari promotionale;
– Imagini sau filmari in exclusivitate;
– Invitatii/bilete pentru evenimente oferite cu titlu gratuit/la pret redus;
– Fabricarea de produse si materiale;
– Exclusivitate in domeniul respectiv.
(3) Dincolo de beneficiile tangibile mentionate, sponsorizarile sunt o oportunitate de a imbunatati imaginea companiei, de a promova mesaje-cheie si de a construi noi relatii cu diferite categorii de public/părți interesate.

 

3.6 Legislație si Politici relevante
(1) Electrica îşi desfăşoară activităţile în domeniul acordării de Sponsorizarii cu respectarea legislaţiei, actelor normative şi de reglementare aplicabile la nivel naţional şi internațional.
(2) Electrica a adoptat un Cod de Etică și Conduită Profesională, precum și un set de politici privind toleranța zero față de corupție, fraudă și spălare de bani, evitarea și combaterea conflictelor de interese, cadourile, cheltuielile de protocol și interzicerea plăților de facilitare, transparența și implicarea părților interesate relevante în cadrul procesului decizional aferent acordării Sponsorizarilor.
(3) Organizația va include în toate contractele de Sponsorizare o clauză referitoare la obligaţia beneficiarilor de a respecta prevederile Codului de Etică şi Conduită Profesională care le sunt incidente.

 

3.6.1. Tratamentul nediscriminatoriu şi transparenţa
(1) Organizația şi Personalul său garantează tratamentul egal şi nediscriminatoriu pe parcursul proceselor decizionale cu privire la acordarea de Sponsorizari asigurând imparţialitatea decidenţilor şi transparenţa procesului.
(2) Pentru a oferi o imagine corectă asupra activităților sale în domeniu, Organizația publică informații cu privire la acordarea de Sponsorizari și cauzele susţinute financiar în fiecare an.

 

3.6.2. Evitarea conflictelor de interese si prevenirea fraudei
(1) Personalul Electrica implicat în procese decizionale cu privire la acordarea de Sponsorizari pentru proiecte, organizaţii sau persoane fizice trebuie să evite orice situaţie care implică sau poate genera antagonisme între interesele Organizaţiei şi propriile interese, inclusiv cele cunoscute ale soțului/soției, rudelor și afilinor de până la gradul IV sau ale terților cu care se află sau s-a aflat în relații de muncă/asimilate acestora în ultimul 1 an, respectând totodată prevederile legale și politica internă referitoare la conflictul de interese.
(2) Este interzisă utilizarea activelor şi resurselor Electrica în beneficiu personal prin implicare în orice fel în procesul decizional cu privire la acordarea de Sponsorizari destinate unor persoane, proiecte, organizaţii sau acţiuni față de care decidentul au un interes personal.
(3) Organizația recunoaște faptul că beneficiile de orice natură pentru Electrica, Personalul său, sau o terță parte, inclusiv parteneri de afaceri sau părți interesate, obținute ca urmare a unei decizii luate în condițiile existenței unui conflict de interese reprezintă o formă de avantaj necuvenit, de aceea interzice adoptarea unor decizii în astfel de condiții și adoptă măsuri pentru identificarea și prevenirea acestor situații:
– Persoanele chemate să participe la procese decizionale cu privire la acordarea de Sponsorizaridepun înainte de începerea acestora o declaraţie că nu se află în nici una din situaţiile prevăzute în Politica privind evitarea și combaterea conflictelor de interese, completată după cunoașterea identității părților și arhivată în dosarul cu documentația specifică respectivului proces decizional.
– În cazul în care pe parcursul procesului decizional se descoperă existenţa vreunei astfel de situaţii, persoana implicată notifică de îndată departamentul/ consilierul de etică și conformitate, face declarație de abținere și solicită înlocuirea.
– În situaţia în care se constată încălcarea dispoziţiilor de mai sus după ce decizia adoptată şi-a produs efectele, se va constitui o comisie care să identifice persoanele care se fac responsabile de această încălcare, să analizeze impactul acestei decizii, şi costurile associate și să stabilească măsurile ce se impun, inclusiv declanşarea procedurii de cercetare disciplinară prealabilă pentru personalul responsabil.

 

3.6.3. Prevenirea corupţiei
(1) Organizația se angajează ca Sponsorizarile să nu fie folosite ca subterfugiu pentru mită, comisioane de orice tip sau avantaje necuvenite. În acest sens Electrica face publice toate Sponsorizarilor sale.
(2) Este interzisă utilizarea resurselor Organizației, de orice natură, în scopul susţinerii unor partide, formaţiuni politice, campanii electorale, candidaţi la funcții publice, manifestări cu caracter de propagandă politică prin Sponsorizari sau alte tipuri de finanțări subsumate prezentei politici.
(3) Organizația se angajează să nu finanțeze direct sau indirect candidaţi, partide sau formațiuni politice inclusiv prin Sponsorizarile către proiecte, organizaţii sau acţiuni care au ca iniţiatori/coordonatori/membri fondatori fie partide sau formaţiuni politice, fie candidaţi sau lideri ai acestora, ca o obligație colectivă opozabilă tuturor forțelor politice.
(4) Este interzisă susținerea directă sau indirectă, prin acordarea de Sponsorizari sau a altor tipuri de finanțări subsumate prezentei politici, instituțiilor parlamentare sau guvernamentale sau oricărui reprezentant al personalului din sectorul public.
(5) Organizația și Personalul său se vor abține de la a promite sau a oferi, direct sau indirect, orice avantaj necuvenit, inclusiv acordarea de Sponsorizari sau alte tipuri de finanțări subsumate prezentei politici unor terţe părţi care exercită sau pot exercita o influență inadecvată asupra unor decidenți pentru a promova interesele Grupului.
(6) În relațiile cu autoritățile, Organizația şi Personalul său vor refuza orice solicitări de intervenţie sau sugestii de intermediere care ar putea afecta legalitatea sau obiectivitatea proceselor decizionale privind acordarea de Sponsorizari sau alte tipuri de finanțări subsumate prezentei politici.
(7) Organizația interzice Personalului său să promită, să dea și să ofere, în mod direct sau indirect, unui partener de afaceri, personalului din sectorul public sau unei părți interesate, Sponsorizarile ca avantaj necuvenit în interesul acesteia sau al unei alte persoane fizice sau juridice, cu scopul ca beneficiarul să acționeze sau să se abțină de la a acționa într-un anumit sens în exercitarea funcției sale, astfel încât să se producă un beneficiu ne-etic, de orice natură, pentru Electrica.

 

3.6.4. Prevenirea spălării de bani
(1) Organizația nu va lua parte la activităţi de spălare de bani şi se va asigura că Sponsorizarile sau alte tipuri de finanțări subsumate prezentei politici nu vor fi utilizate de către beneficiari în acest sens.
(2) Organizația se obligă să nu utilizeze Sponsorizarile sau alte tipuri de finanțări subsumate prezentei politici ca operațiuni fictive ori simulate, sau operațiuni cu parteneri fictivi, în scopul deturnării fondurilor sau sustragerii de la îndeplinirea obligațiilor fiscale.
(3) Organizația se obligă să nu deruleze Sponsorizarile sau alte tipuri de finanțări subsumate prezentei politici prin intermediari cu scopul de a disimula proveniența/destinaţia fondurilor.
(4) Organizația se obligă să stabilească măsuri de cunoaștere a partenerilor la inițierea oricărei acţiuni de Sponsorizare sau finanțare subsumată prezentei politici și să actualizeze datele privitoare la acestea ori de câte ori se implică în acţiuni comune, în scopul prevenirii riscurilor care pot decurge din asocierea cu potențiali parteneri implicați în acțiuni de spălare de bani.

 

3.7 Monitorizarea și evaluarea Sponsorizarilor
(1) Beneficiarul este responsabil de managementul proiectului/evenimentului Sponsorizat si va supraveghea desfasurarea tuturor activitatilor proiectului pentru obtinerea rezultatelor asteptate atat de el, cat si de catre Sponsor.
(2) Sponsorul va putea fi consultat cu privire la luarea deciziilor legate de actiunile care vor fi sustinute in cadrul proiectului sponsorizat, fara ca aceasta consultare sa aiba ca rezultat sau sa poata fi interpretata ca o directionare, directa sau indirecta, a activitatii Beneficiarului.
(3) Electrica are dreptul de a fi informata in mod periodic cu privire la evolutia si rezultatele Sponsorizării si de a stabili metodele de evaluare finala a activității/acțiunii/evenimentului/programului/proiectului sponsorizat, impreuna si de comun acord cu Beneficiarul.
(4) Niciuna dintre prevederile de mai sus nu va putea fi interpretata ca o forma de exercitare a controlului de catre Sponsor asupra activitatii Beneficiarului care este responsabil cu implementarea activității/acțiunii/evenimentului/programului/proiectului Sponsorizat si are dreptul de a lua decizii pe care le considera ca fiind justificate pentru a se asigura de indeplinirea tuturor obiectivelor Sponsorizarii în condiții de legalitate și conformitate.
(5) Beneficiarul trebuie sa transmita un raport final Departamentului Comunicare, PR si CSR, dupa incheierea procesului implementare a activității/acțiunii/evenimentului/programului/proiectului Sponsorizat, mentionand toate rezultatele tangibile obținute prin implementare.
(6) In cazul unei Sponsorizari pe termen lung, pe parcursul procesului implementare a activității/acțiunii/evenimentului/programului/proiectului Sponsorizat trebuie pregatite rapoarte de progres concise o data la sase luni, transmise in scris. Acestea includ un raport narativ si un raport financiar conform unei machete puse la dispoziție de către Sponsor. Macheta de raport va fi stabilită potrivit necesitatilor companiei sponsor.
(7) Compania Sponsor trebuie sa monitorizeze, în general, următoarele:
– Respectarea contractului scris și a politicilor companiei;
– Atingerea obiectivelor privind Sponsorizarea;
– Buna gestionare a fondurilor și ținerea evidențelor;
– Depunerea la timp a rapoartelor;
– Beneficiile aduse companiei și comunității;
– Indeplinirea criteriilor de eligibilitate și selecție pentru Sponsorizare;
– Siguranța și riscurile asociate Sponsorizării.
(8) Comisia de Evaluare și Selecție va analiza rapoartele de monitorizare și va emite un formular de evaluare, descriind relația cu Beneficiarul și condițiile de implementare a Sponsorizarii.
(9) Relația contractuală cu Beneficiarul nu va fi reînnoită decât în cazul în care există o evaluare pozitivă.

 

3.8 Procese și proceduri

 

3.8.1 Cererile de sponsorizare
(1) Toate cererile de Sponsorizare trebuie realizate prin completarea formularului disponibil pe website-ul societății și depunerea acestuia fie electronic, fie în format fizic la sediul societății/prin poștă, adresat Departamentului Comunicare, PR și CSR.
(2) Cererile trebuie transmise către companie într-o perioada de timp rezonabilă pentru scopul obiectului Sponsorizării.

 

3.8.2 Procesul decizional pentru aprobarea Cererilor de Sponsorizare
(1) Aprobarea Sponsorizarilor se face la nivelul Consiliului de Administrație și/sau Adunarii Generale a Acționarilor, conform cu Actul Constitutiv al companiei.
(2) Selecția cererilor de Sponsorizări se face de către o Comisia de evaluare și selecție incluzând cel puțin reprezentanți ai: Departamentului Comunicare, PR și CSR, Departamenului Juridic, Departamentului etică și conformitate și Direcției financiare, creată la nivelul companiei prin decizie a Directorului General.
(3) În selectarea cererilor de Sponsorizari, comisia nominalizată va avea în vedere criteriile de eligibilitate și condițiile de ineligibilitate stabilite prin prezenta Politică.
(4) Lista cererilor de Sponsorizari selectate de către comisie va fi inclusă de către Departamentul Comunicare, PR și CSR în nota de fundamentare elaborată pentru Consiliul de Administrație și supusă avizării de către Directorul General.
(5) După aprobarea de catre Consiliul de Administrație a listei cererilor de Sponsorizari selectate de către Comisia de Evaluare, Selectie si Monitorizare și primirea tuturor documentelor aferente aplicației din partea beneficiarilor, se va încheia un contract de Sponsorizare semnat cu fiecare beneficiar în parte, indiferent de valoarea ce face obiectul respectivei Sponsorizari.
(6) Pe baza Contactului de Sponsorizari semnat cu fiecare beneficiar în parte se va face Plata Sponsorizari, in conformitate cu termenii de plata agreați contractual.

 

3.8.3 Respingerea Cererilor de Sponsorizari
In cazul cererilor de Sponsorizari respinse se va comunica respingerea părților interesate în format fizic (prin fax/poștă), electronic (prin e-mail) sau telefonic, argumentându-se decizia de respingere.

 

3.8.4 Cererile adresate direct către cabinetul Directorului General
Cererile adresate direct către cabinetul Directorului General vor fi redirecționate către Departamentul Comunicare, PR și CSR, în vederea introducerii lor în procesul normal de evaluare.

 

3.8.5. Nerespectarea dispoziţiilor Politicii
(1) Nerespectarea dispoziţiilor Politicii constituie pentru Personalul organizației abatere disciplinară (în cazul contractelor individuale de muncă) / încălcare a obligaţiilor (în cazul oricărui alt acord) şi se sancţionează conform legii, respectiv conform prevederilor acordului încheiat cu Organizaţia, în funcţie de natura juridică a acestuia.
(2) Orice beneficiu material sau de altă natură obținut de Personalul Organizației sau o terță parte în urma unui proces decizional derulat fără respectarea prevederilor prezentei politici este considerat beneficiu necuvenit, urmând a se derula procedurile legale aplicabile în scopul anulării sau returnării Organizației şi revenirii la situația anterioară respectivului proces decizional.
(3) Electrica adoptă și implementează o politică dedicată avertizării de integritate care se bazează pe principiile expuse în Codul de Etică si Conduită Profesională. Orice angajat, client, furnizor, contractant și sub-contractant al Organizației care are legătură cu activitatea acesteia, poate depune în condiții care asigură păstrarea confidențialității identității sale, sesizări sau reclamații privind orice acțiune a unui angajat sau a unei alte persoane ce acționează în numele Organizației, care ar încălca legea sau normele interne de etică și conduită în afaceri ale Organizației, inclusiv prevederile prezentei politici. Sesizarea oricărei abateri de la prezenta politică poate fi transmisă conform procedurii de raportare a abaterilor etice disponibilă aici: https://www.electrica.ro/procedura-de-raportare-a-abaterilor-etice/